Polityka Prywatności Zintegrowane Usługi Energetyczne

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Zintegrowane Usługi Energetyczne z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”, „administrator”).

1.2. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, osób kontaktowych po stronie kontrahentów, użytkowników strony internetowej oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z naszą działalnością w sektorze energetycznym.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych obowiązującą w Polsce.

2. Administrator danych osobowych i kontakt

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Zintegrowane Usługi Energetyczne (dalej: „Administrator”).

2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się:

• pocztą tradycyjną: na adres siedziby Administratora,
• pocztą elektroniczną: na dedykowany adres kontaktowy wskazany na naszej stronie internetowej,
• telefonicznie: pod numerem kontaktowym podanym na stronie internetowej.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W zależności od rodzaju relacji z nami, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące umów i rozliczeń: dane niezbędne do zawarcia i wykonania umów, informacje o świadczonych usługach energetycznych, dane dotyczące płatności,
• dane techniczne: dane związane z korzystaniem z infrastruktury energetycznej, parametry zużycia energii, dane licznikowe (w zakresie, w jakim stanowią dane osobowe),
• dane związane z obsługą zapytań i reklamacji,
• dane gromadzone w związku z korzystaniem ze strony internetowej (adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, pliki cookies – w zakresie, w jakim stanowią dane osobowe).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawarcie i realizacja umów dotyczących usług energetycznych oraz usług towarzyszących,
• obsługa zgłoszeń i kontaktów związanych z realizacją umów,
• rozliczenia, wystawianie faktur, obsługa płatności.

(b) Wykonanie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, podatkowego, rachunkowego i innych przepisów szczególnych,
• przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec uprawnionych organów.

(c) Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa infrastruktury, systemów informatycznych oraz sieci,
• prowadzenie analiz i statystyk działalności w sektorze energetycznym,
• marketing bezpośredni naszych produktów i usług (z uwzględnieniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej i marketingu bezpośredniego),
• wewnętrzna administracja, raportowanie, audyty, kontrola wewnętrzna.

(d) Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• wysyłka newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną,
• wykorzystywanie określonych rodzajów plików cookies oraz podobnych technologii (w zakresie wymagającym zgody),
• inne działania, o których osoba jest informowana w momencie wyrażania zgody.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom współpracującym z nami przy realizacji usług energetycznych i projektów energetycznych,
• dostawcom usług IT, hostingu, serwisów analitycznych oraz wsparcia technicznego,
• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi doradcze, prawne, księgowe, audytorskie,
• operatorom pocztowym i firmom kurierskim,
• bankom i operatorom płatności,
• podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy administracji publicznej, organy podatkowe, organy regulacyjne),
• innym podmiotom, jeżeli wynika to z treści zawartych umów lub udzielonych zgód.

5.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności oraz do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady staramy się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

6.2. Jeżeli zaistnieje potrzeba przekazania danych osobowych poza EOG, odbędzie się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne przewidziane przez RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
• innych instrumentów dopuszczonych przepisami prawa.

6.3. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu danych poza EOG, kontaktując się z Administratorem.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po tym czasie:

• przez okres wymagany przez przepisy prawa (m.in. podatkowego i rachunkowego),
• do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa lub z zawartych umów.

7.2. Dane przetwarzane na podstawie zgody przetwarzane są do momentu jej wycofania, ograniczenia lub innej formy sprzeciwu, chyba że dalsze przetwarzanie jest wymagane lub dopuszczone przez przepisy prawa.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Zintegrowane Usługi Energetyczne, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych oraz uzyskania informacji o ich przetwarzaniu,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo przenoszenia danych do innego administratora w zakresie przewidzianym przez RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

8.2. W celu realizacji powyższych praw można skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w punkcie 2.

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa danych osobowych odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

• środki kontroli dostępu do danych,
• szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji,
• systemy zabezpieczeń informatycznych i ochrony sieci,
• procedury zarządzania incydentami bezpieczeństwa,
• regularne szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych.

9.2. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie przez osoby upoważnione przez Administratora lub podmioty przetwarzające, z którymi zawarto odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

10. Pliki cookies i podobne technologie

10.1. Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, dostosowania treści do preferencji użytkownika, analiz odwiedzin oraz prowadzenia działań marketingowych.

10.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki lub narzędzi udostępnianych na stronie internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.

10.3. Szczegółowe informacje o wykorzystywaniu cookies mogą być przedstawione w odrębnej polityce plików cookies zamieszczonej na stronie internetowej.

11. Przetwarzanie danych w sektorze energetycznym

11.1. W związku z działalnością w sektorze energetycznym możemy przetwarzać dane związane z:

• korzystaniem z infrastruktury energetycznej,
• rozliczaniem zużycia energii,
• obsługą zgłoszeń dotyczących jakości dostaw energii i innych parametrów technicznych.

11.2. Dane te są wykorzystywane w szczególności do zapewnienia prawidłowego świadczenia usług, rozwoju i optymalizacji infrastruktury oraz wywiązywania się z obowiązków regulacyjnych i sprawozdawczych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

12.1. Co do zasady nie stosujemy wobec osób fizycznych zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływało.

12.2. Jeżeli w przyszłości zastosujemy takie mechanizmy, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując podstawę prawną, logikę podejmowania decyzji oraz możliwe konsekwencje.

13. Zmiany Polityki Prywatności

13.1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w razie zmian przepisów prawa, zmian w zakresie świadczonych usług energetycznych, stosowanych technologii lub sposobów przetwarzania danych.

13.2. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana na naszej stronie internetowej z odpowiednią adnotacją o dacie aktualizacji.

14. Dane kontaktowe i postanowienia końcowe

14.1. Aktualne dane kontaktowe Zintegrowane Usługi Energetyczne znajdują się na naszej oficjalnej stronie internetowej.

14.2. Korzystanie z naszych usług oraz ze strony internetowej oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce Prywatności w zakresie, w jakim jest to zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.